Cómo reacciona el empleado ante cambios en las herramientas de trabajo

Software

La incorporación de nuevas tecnologías no es siempre bienvenida por los usuarios de la empresa. Obligar al usuario a olvidar su forma de trabajo actual, aunque sea de lo más ineficiente, le saca de su zona de confort y muchas veces es visto con recelo. Si a esto le sumamos que la implantación de nuevos sistemas conlleva un periodo de adaptación, formación, depuración de errores y no siempre se eligen los periodos de menos carga de trabajo para su puesta en marcha, podemos tener un buen caldo de cultivo para recibir quejas a diario por parte de los usuarios.

Una de las preguntas típicas que se hacen los usuarios cuando se propone un cambio de software en la empresa es ¿tenemos que introducir de nuevos los datos? En la medida de lo posible, es recomendable hacer migraciones para facilitarle la vida al usuario y limar asperezas.

En las personas de mayor edad, suelen aparecer ciertos miedos relacionados con la complejidad de la nueva herramienta. Presuponen que se encontraran con complejas ventanas con miles de opciones y que no serán capaces de trabajar eficazmente como lo hacían antes. Para esto, es muy importante la formación, incidiendo en las partes específicas del sistema que usarán ellos. Mostrar de golpe todas las  funcionalidades del sistema puede ser contraproducente.

La ganancia en productividad puede generar cierto desasosiego en algunas personas, si ven que la reducción de los tiempos de trabajo puede poner en peligro su empleo. En estos casos, tendremos que explicarles que esos tiempos permitirán a la empresa ahorrar en la contratación de nuevo personal – y por tanto ahorro de capital para subir salarios – y mejorar la calidad del trabajo, reduciendo los agobios y urgencias.

Se suele decir que las prisas no son buenas compañeras de viaje. Adelantar la implantación de un nuevo sistema que no disponga de todas las funcionalidades necesarias para compensar los inconvenientes del cambio en la forma de trabajo, probablemente termine en vuelta atrás. Es responsabilidad del IT hacer ver a gerencia que es contraproducente comenzar sin una base mínima de funcionalidades que reduzca los tiempos en los procesos, aunque esto no suele ser fácil.

Las discrepancias afloran cuando la carga de trabajo de algunos empleados o áreas se incrementa en beneficio de otros. Hay que hacer ver que, aunque se pueda haber incrementado la carga de trabajo en algunos procesos, la mayor productividad general lo compensa con creces.

Algunas veces es posible realizar la implantación por departamentos, lo cual ayuda a minimizar el impacto de los errores iniciales, permitiendo extender el uso del nuevo sistema al resto de departamentos de una manera más depurada y sin menos contratiempos.