Software integrado o aplicaciones específicas

Software

Muchas veces nos encontramos ante una variedad de términos para definir el software que se suelen usar en las empresas.

En primer lugar habría que definir el concepto ERP. Significa sistema de planificación de recursos empresariales (Enterprise Resource Planning), más concretamente, es un paquete de software que permite la gestión integral de los procesos de la empresa. Está compuesto por un conjunto de módulos compatibles entre sí y conectados  a una misma base de datos. Los módulos típicos de un ERP pueden ser:

  • Compras
  • Ventas
  • Facturación
  • Contabilidad
  • Recursos humanos
  • Almacén

Los ERPs suelen permitir modificaciones o adaptaciones, en mayor o menor medida, para la empresa que lo va a usar. Esto se conoce como vertical.

La ventaja de un ERP es que pretende integrar todos los procesos de la empresa. Por ejemplo: un pedido de material de oficina genera una factura de compra, que a su vez genera un apunte contable, etc. En este caso se comunican los módulos de Compras, Facturación y Contabilidad.

En contraposición a la idea de ERP, nos encontraríamos un conjunto de programas con objetivos específicos, que acceden a diferentes bases de datos, probablemente desarrollados con tecnologías diferentes y que no se comunican entre ellos o lo hacen de manera no automatizada. Es muy común ver en pequeñas empresas como hay una herramienta para hacer la facturación y la contabilidad, otra para llevar la gestión de pedidos, otra para el control horario de los empleados, etc.

Por tanto, se plantea la pregunta ¿cuál es la mejor opción? Ni la una ni la otra. Optar por tratar de plasmar todas las áreas de la empresa en un ERP, presuponiendo que todos los módulos van encajar a la perfección en las necesidades de la empresa es un error, aun habiendo ERPs con gran capacidad de adaptación en el mercado. He aquí algunos inconvenientes típicos si usamos un ERP para todo:

  • No nos permite desarrollar una aplicación móvil que se conecte a la base de datos y trabajar desde fuera de la oficina.
  • No es posible crear un acceso web para que los clientes hagan ciertas gestiones o usa una tecnología web que en breve dejará de recibir soporte.
  • Necesitamos un módulo tan complejo que el ERP no es lo suficientemente flexible para obtener todas las funcionalidades que necesitamos.

Debemos buscar la solución que más se adapte a cada departamento. Un software que hace perder una hora de trabajo al día y es usado por ocho personas, le supone un sueldo extra a la empresa. Pero habrá quien piense que sacrificar la integridad es un problema que puede afectar a la productividad, y así es. Por esto necesitamos implantar aquellas herramientas que se adecuen a las necesidades de cada área en cuestión y ofrezcan mecanismos que nos permitan integrarlas con aquello que ya tenemos o tendremos en el futuro.

Además, trabajar con diversas soluciones añade algunas ventajas extra: al no depender de un solo proveedor, podemos reducir los costes puesto que el fabricante no percibe que tengas una dependencia con él. Por otra parte, si en el futuro nos damos cuenta de que nos hemos equivocado con un producto, siempre será más costoso cambiar todo el sistema de gestión de la empresa que cambiar solo una parte.